Dalam dunia bisnis, seseorang atau perusahaan akan terlihat lebih profesional jika mereka menggunakan surat bisnis sebagai salah satu alat untuk berkomunikasi. Sering kali kita dianggap tidak sopan jika mengundang atau mengadakan sesuatu tanpa mengirimkan surat kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Nah, hal ini juga berlaku pada surat bisnis. Kehadirannya memegang peran penting untuk menjaga kredibilitas individu atau perusahaan. Lalu, apa, sih, manfaatnya? Kira-kira bagian apa saja yang harus dimasukkan di dalamnya? Daripada semakin penasaran, yuk, simak pembahasan dari Glints di bawah ini! Apa Itu Surat Bisnis? © Dilansir dari Target Study, surat bisnis adalah jenis surat yang memiliki fungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk berbagai tujuan bisnis dan dunia kerja. Tujuannya pun bermacam-macam, mulai dari undangan, kesepakatan, informasi, pernyataan, dan lain-lain. Nah, biasanya surat ini dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan oleh perusahaan lain, investor ataupun klien dan pemangku kepentingan. Selain itu, surat bisnis juga dapat digunakan oleh sesama individu untuk korespondensi dan memperlihatkan profesionalitas dalam dunia bisnis ataupun dunia kerja, sesuai kebutuhan masing-masing. Melansir The Business Communication, salah satu manfaat yang diberikan dari surat ini adalah mampu mempererat hubungan dengan perusahaan lain atau bahkan pemangku kepentingan, seperti investor atau klien. Bahkan, melalui surat ini kamu juga dapat menjaga hubungan dengan pelanggan. Meski terkadang surat bisnis dapat dibuat melalui email, tidak jarang masih ada perusahaan yang membuatnya di atas secarik kertas untuk hal yang sangat penting. Hal itu seperti verifikasi, surat pernyataan, referensi, dan lain-lain. Tak jarang juga, surat ini dapat digunakan saat melamar pekerjaan ataupun meminta referensi kerja kepada pihak yang bersangkutan. Jenis-Jenis Surat Bisnis © Melansir dari Target Study, pada dasarnya, surat bisnis terbagi menjadi dua bagian, yaitu formal dan informal. 1. Formal Jenis surat yang satu ini biasanya memang ditujukan untuk keperluan atau korespondensi yang bersifat formal. Sebagai contoh, saat kamu ingin membuat perjanjian dengan investor, klien, atau perusahaan lain. Selain itu, surat bisnis formal juga biasanya digunakan saat meminta laporan penjualan atau bahkan menyelesaikan perselisihan. Jika merujuk kepada hal-hal di atas atau hal yang serupa, sebaiknya kamu harus membuat suratnya dengan formal, mulai dari bahasa, kop surat, dan lain-lain. 2. Informal Kebalikan dari surat formal, informal justru adalah jenis surat bisnis yang terlihat kasual dan tidak terlalu kaku. Biasanya, jenis surat ini dapat digunakan untuk meminta referensi kerja, penilaian karyawan, ucapan terima kasih, dan lain-lain. Meski begitu, kamu tetap harus memperhatikan gaya bahasa beserta bagian-bagian di dalam suratnya. Bahkan, surat informal juga biasanya dapat dikirimkan melalui email. Bagian yang Harus Dimasukkan dalam Surat Bisnis © Nah, pasti kamu penasaran, kira-kira apa saja, sih, bagian yang harus dimasukkan? Perihal bagian-bagiannya, penting untuk memahaminya dengan detail supaya kamu dapat menulis surat dengan baik dan benar. Agar mengurangi kesalahan dalam penulisan, di bawah ini Glints akan memberikan beberapa bagian yang harus dimasukkan 1. Kop surat Kop surat wajib dimasukkan di dalam bagian surat bisnis. Tujuannya untuk mengidentifikasi siapa pengirim surat tersebut. Seperti yang kita ketahui, setiap perusahaan memiliki kop surat yang berbeda-beda. Meski demikian, informasi yang tertuang di dalamnya tidak jauh berbeda, seperti nama perusahaan, alamat email, logo bisnis, nomor kontak, nomor kantor pos, dan lain-lain. 2. Tanggal Jangan lupa untuk memasukkan tanggal kamu menuliskan surat tersebut. Biasanya, tanggal diletakkan di bawah judul, tepatnya di pojok kanan atas surat. 3. Informasi penerima Penting untuk mencantumkan informasi penerima dalam surat bisnis. Pasalnya, jika tidak ada informasinya sama sekali, otomatis surat tersebut tidak akan terkirim. Nah, apa saja kira-kira informasi yang harus dicantumkan? Dilansir dari The Balance Careers, setidaknya harus ada nama penerima, jabatan, perusahaan, dan alamat perusahaan mereka. 4. Salam Ucapan salam pada dasarnya dapat dijadikan sebagai pembuka surat. Kamu bisa menggunakan salam sapaan seperti Dear Mr/Mrs. nama penerima atau menggunakan sapaan lainnya. 5. Body atau isi surat Dalam surat bisnis, kamu bisa membuat paragraf dengan membaginya menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka bisa kamu mulai dengan penjelasan mengenai alasan kamu mengirim surat tersebut. Lalu, pada bagian isi jelaskan informasi penunjang, misalnya tempat undangan, tanggal, jam, dan lain-lain. Kemudian, di paragraf terakhir adalah bagian penutup. Kamu bisa memberikan kata-kata untuk menunggu pihak dari penerima dan mengucapkan terima kasih. 6. Tanda tangan Pada bagian akhir surat bisnis, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan beserta nama jelas pengirim. Selain itu, jika membutuhkan catatan khusus, kamu bisa menambahkan post script atau di bawahnya. Contoh Surat Bisnis © Glints © Glints Itu dia penjelasan mengenai surat bisnis beserta bagian apa saja yang harus dimasukkan di dalamnya. Pada dasarnya, menulis surat tidak bisa sembarangan. Sebab, itu akan membuat kredibilitasmu berkurang di mata orang lain. Selain informasi ini, kamu juga bisa tahu lebih banyak seputar hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi dengan membaca beragam artikel dari Glints Blog. Di sana, ada artikel yang memberi penjelasan, tips, dan trik seputar ilmu komunikasi di tempat kerja. Sehingga, kamu bisa mengimplementasikannya ketika di tempat kerja nanti. Menarik bukan? Yuk, klik di sini sekarang untuk temukan dan baca beragam artikelnya! Business Letter Advantages and Disadvantages of Business Letter Business Letter Format With ExamplesAmplopsurat biasanya digunakan untuk mengirim surat dan dikirimkan ke alamat tujuan. Jika Anda berencana mengirimkan sebuah surat, pastikan untuk menggunakan amplop yang benar. Jenis amplop lainnya adalah amplop bisnis. Amplop jenis ini memiliki ciri-ciri kedinasan, seperti terdapat logo atau nama perusahaan yang diletakkan di bagian atas
Pengertian surat-menyurat Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia 2002, kata “surat” mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis. Jadi, surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan. Kriteria dalam membuat surat perlu memenuhi beberapa kriteria di antaranya surat dibuat dalam bentuk yang menarik; surat dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar; hindari penggunaan kata/kalimat yang tidak perlu dan kata/kalimat yang dapat membingungkan pihak penerima; isi surat langsung pada pokok permasalahan; dan bahasa yang digunakan santun dan menarik. surat-menyurat atau korespondensi adalah hubungan komunikasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal balik antara yang satu dengan yang lainnya. Dalam ruang lingkup organisasi, korespondensi dapat dibagi menjadi 2 macam. Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar. Misalnya surat-menyurat antara Perusahaan Galaxy dengan Dinas Pendidikan Nasional di Djakarta. Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat antarpejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan antarkantor cabang dan pusat atau sebaliknya. Misalnya surat-menyurat antara pejabat direksi dengan bawahannya para manajer di bawahnya. Tujuan dan Fungsi Surat A. Tujuan surat Tujuan membuat surat adalah Untuk menyampaikan pesan/informasi; untuk memperlancar arus informasi; dan untuk membuat si penerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga komunikasi dapat berkelanjutan. B. Fungsi surat Di samping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi. Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat Alat pengingat/berpikir Bukti tertulis Dokumen historis Jaminan keamanan Pedoman dan dasar bertindak. Alat promosi Jenis-jenis surat Surat-surat dapat dikelompokkan berdasar pada sifat surat, wujud surat, keamanan isinya, proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya, serta dinas pos. Jenis Surat berdasarkan sifatnya Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi menjadi five macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat sosial, dan surat resmi. A. Surat pribadi Prive Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang atas nama pribadi yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi ii macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misal surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan seseorang, surat dari dan untuk saudara, dan sebagainya dan surat pribadi yang bersifat resmi misal surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang isinya tentang permohonan cuti, dan sebagainya. Surat pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula surat setengah resmi. B. Surat niaga Surat niaga adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha ditujukan kepada Badan Usaha lainnya. Contoh surat perkenalan. surat permintaan penawaran, surat penawaran. C. Surat dinas pemerintah Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan ditandatangani seseorang atas nama jabatannya dalam suatu instansi bukan atas pribadi. Contoh surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan, dan sebagainya. D. Surat sosial Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan sosial bukan mencari keuntungan semata-mata. Eastward. Surat dinas swasta Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut kepentingan instansi swasta tersebut. Contoh surat undangan rapat rutin/berkala, surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai. Jenis surat berdasarkan wujudnya Berdasarkan wujudnya secara fisiknya, surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks. A. Kartu pos Kartu pos adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x xv cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia. Kartu pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak swasta. Contoh Katu Pos B. Warkat pos Warkat pos adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat berupa amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro. Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu Bagian luar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu a. Bagian depan berfungsi untuk menulis alamat yang dituju; dan b. bagian belakang berfungsi untuk menulis alamat si pengirim. two. Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau sudah dilipat terlihat seperti amplop surat. C. Surat bersampul Surat bersampul adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipat dan disimpan/dimasukkan dalam sampul tertutup/amplop. Ada 3 kegunaan sampul surat ialah Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepantingan; Mengemas surat/berita yang terdiri dari beberapa lembar; dan Sebagai alasan kesopanan/kepantasan. D. Memorandum dan nota Memorandum dan nota adalah surat yang hanya berlaku digunakan untuk intern kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk. Perbedaan antara Memorandum dan nota terletak pada siapa yang membuatnya dan kepada siapa memo dan nota tersebut ditujukan. Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi, yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf. Sedangkan, nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada bawahannya atau antarpejabat yang setaraf dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengah page atau setengah kuarto. E. Telegram dan teleks Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan, teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh. Jenis surat berdasarkan keamanan isinya Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidental terbatas, dan surat biasa. A. Surat sangat rahasia Surat sangat rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepantingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan negara. Contoh Lembar soal ebtanas maupun dokumen negara lainnya. B. Surat rahasia Surat biasa adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan karena mengandung kerahasiaan. Surat rahasia diberi kode RHS atau R. C. Surat konfidental terbatas Surat konfidental adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat yang bersangkutan. D. Surat biasa Surat biasa adalah surat yang isinya boleh diketahui oleh orang lain karena tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang membacanya.
. 226 184 471 145 378 272 24 462
untuk pengiriman surat bisnis dapat digunakan amplop
